北京市治疗白癜风专科医院 https://wapjbk.39.net/yiyuanzaixian/bjzkbdfyy/（一）办公用品概述办公用品是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。办公用品行业涉及的领域非常广泛，从电脑、打印机、复印机这类整机到墨盒、硒鼓等办公耗材，从照相机、摄像机、录音笔等数码产品到办公家具、书写工具、办公用纸等。（二）办公易耗用品的管理1.办公易耗用品的范围（1）书写工具，又称办公文具，是办公书写所需要的各种类型的笔、墨水、笔芯等。主要包括：铅笔、圆珠笔、针式笔、钢笔、记号笔、胶片笔、白板笔、荧光笔、中性笔、签字笔、水性笔、油漆笔、软毛笔、铱金笔、财务专用笔、教鞭笔、台式笔、箱头笔、笔芯、铅芯、墨水、台笔等。（2）桌面用品，主要包括：订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座等。桌面用品主要包括：订书器、起钉器、打孔器、订书钉、胶带座、便签盒、各种尺子、剪刀、美工刀、号码机、钉枪、回形针/盒、胶水/胶棒/胶带、修正用品、大头针、圆规、橡皮、复写板、白板擦、笔袋、书包、文具盒、书套、切纸刀、削笔机等。（3）财务用品，主要包括：印章、海绵缸、票夹、账簿、凭证、手提金库、印台、印油、板夹、单据/收据等。（4）纸制用品，主要包括：信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本等。纸质用品主要包括：信封/档案袋、横翻笔记本、竖翻笔记本、螺旋装订笔记本、无线装订笔记本、仿皮笔记本、硬皮本、皮面笔记本、PU笔记本、报事贴、便签、标贴、胶套本、缝线本、软抄本、聘书、荣誉证书、证件卡、拍纸本、口取纸等。（5）文件管理用品，主要包括：弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋等。文件管理用品主要包括：弹簧夹、强力夹、文件夹、文件袋、文件盘、文件套、文件柜、长尾夹、索引、报告夹、报刊架、风琴夹、档案盒、资料架、资料册、名片册/盒、D型/O型扣面文件夹、半透明夹、杂志筐、装订夹、文件包等。（6）办公设备专用易耗品，主要包括：打字机用色带、修正液；复印机用墨盒；计算机用U盘，移动硬盘、光盘等。2.做好办公易耗用品的发放工作（1）发放办公用品应考虑的因素：办公用品的保管、储存和发放是否符合单位规定；办公用品的保管、储存和发放是否安全可靠，是否保证了存储条件并遵守了组织程序；发放办公用品是否符合规定，遇有货单不符或办公用品有损坏的情况是否立即向有关人员汇报；是否根据单位的程序及规定，按照要求将办公用品发放给相关人员；发放办公用品时是否确认办公用品申请单；是否持有进货、存货和发放办公用品的最新的、准确的、清楚的记录与资料；是否制定办公用品发放制度，确定办公用品发放人。（2）发放办公易耗用品的工作要求：指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理；必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准；经清点核实后发放办公用品；提醒使用部门和人员节约使用办公用品。（三）常用办公设备的使用1.办公设备的概念办公设备（officeequipments），泛指与办公室工作相关的设备。点击查看常用办公设备的功能及用途。（1）文件输入及处理设备：计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。（2）文件输出设备：文件复制设备、文件打印设备、文件传送设备等。（3）文件复制设备：制版印刷一体化速印机和油印机、小胶印机、工程复印机（晒图机）、静电复印机、数字式多功能一体机、数字印刷机、轻印刷机、喷墨复印机等。（4）文件打印设备：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机和绘图机等。（5）文件传输设备：传真机、计算机、电传机等。（6）文件储存设备：缩微设备、硬盘、云盘等。（7）文件整理设备：分页机、裁切机、装订机、打孔机、折页机、封装机等。（8）网络设备：网络适配器、路由器、交换机、调制解调器等。（9）沟通设备：座机电话、网络电视会议软件、电话会议设备等。2.常用办公设备的使用规范（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，湿度过低时需用加湿器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。链接知识：电脑使用指南。使用电脑时要做到：不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施；不要自己随意处理电脑硬件故障；不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。3.制定有效使用办公设备的措施（1）确定相应责任者：如办公设备丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的经济责任。（2）复印机：相关部门和人员在申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用次数。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区根据部门的具体需要进行复印，并由各个部门独立核算成本。（3）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留发送记录，其中包括日期、信息发送人的姓名和信息接收者的姓名。（4）计算机、打印机、互联网：很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意，昂贵的设备要限制使用次数；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用情况。（5）电话、移动禁止用公用电话打私人电话；控制国内、国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。学习效果检验基本训练学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）：1、简述办公设备的使用规范。参考答案：2、简述发放办公用品的工作要求。（1）指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；（2）紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理；（3）必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准；（4）经清点核实后发放办公用品；（5）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。
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